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Der Erfa Stammtisch zum Thema «Modernes Benchmarking und Reporting für die Gemeindeentwicklung» stiess auf grosses Interesse. Zahlreiche Teilnehmende folgten der Einladung und nutzten die Gelegenheit für einen praxisnahen Austausch.

Im Zentrum standen zwei praxisnahe Einblicke:

Michel Sassanelli, Leiter Finanzen der Gemeinde Pieterlen, zeigte, wie eine Gemeinde mit dem webbasierten BI Werkzeug von publicXdata unterjährig steuert und den Budgetprozess inhaltlich und organisatorisch vereinfacht. Pieterlen hatte bereits seit längerer Zeit ein vierteljährliches Reporting eingeführt, wollte aber ein professionelles Werkzeug, das für alle Beteiligten einfach und klar zu bedienen ist und zudem weiterentwickelt werden kann. Diese Bedingungen erfüllt das Tool von publicXdata.

In Pieterlen sind zwei Module im Einsatz:

• Reporting: Quartalsweise Hochrechnungen, Soll-Ist-Vergleiche, automatische Abweichungsanalysen, Visualisierungen nach Zielgruppen.


• Budgetmodul: Möglichkeit für Budgetvorgaben (z. B. Dreijahresmittel, Vorjahreswerte), Kommentare in Echtzeit, Live-Anpassungen während Sitzungen, Rückschreibung der Budgetzahlen ins ERP.

Durch diese beiden Werkzeuge konnte der Aufwand massiv reduziert werden. Anstelle von rund 1.5 Tagen Arbeitszeit benötigt Michel Sassanelli heute nur noch 2 Stunden, um den Prozess durchzuführen. Das bedeutet einen erheblichen Zeitgewinn, Kosteneinsparungen und gleichzeitig eine bessere Kontrolle während des Jahres. Gemeinden müssen nicht mehr am Jahresende die Schlussrechnung einfach zur Kenntnis nehmen, sondern können unterjährig aktiv steuern und korrigierend eingreifen.

Besonders wichtig ist, dass Budgetüberschreitungen rechtzeitig erkannt werden können. Deshalb erstellt Pieterlen die Reportings vierteljährlich. Zuerst werden die Resultate in der Geschäftsleitung und anschliessend im Gemeinderat behandelt, jeweils innerhalb von maximal zwei bis drei Wochen.

In der Behördenkommunikation hat sich durch das Tool eine deutliche Verbesserung gezeigt. Das Vertrauen in die Zahlen und in die Verwaltung steigt, und die Behörden entwickeln ein grösseres Verständnis für die komplexe Materie der Verwaltungsrechnung. Da nun vierteljährlich über die Finanzlage diskutiert wird, ergänzend zu Budget, Finanzplan und Jahresrechnung, entsteht eine neue Qualität im Dialog.

Marc Riedi, Gemeinderat Ressort Finanzen und Wirtschaft der Gemeinde Meikirch, präsentierte das Benchmarking als strategisches Führungsinstrument. Der Ansatz vergleicht Effizienz und Dienstleistungsqualität über 31 Leistungsbereiche und unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Der Gemeinderat erhält damit eine Grundlage für faktenbasierte Prioritätensetzung, transparente Kommunikation nach innen und aussen sowie Zusatzanalysen in ausgewählten Bereichen wie Schule, Bauverwaltung oder Sozialdienst. Ziel ist es, auf Basis belastbarer Fakten Entwicklungen zu steuern und konkrete Handlungsoptionen abzuleiten.

Die Frage, wie Daten zur Grundlage fundierter politischer Diskussionen werden, diente als roter Faden beider Beiträge. Reporting und Benchmarking erweisen sich als Steuerungsinstrumente für eine transparente und zukunftsfähige Gemeindepolitik. Gemeinden können Ressourcen gezielter einsetzen, Risiken früher erkennen, den Dialog mit Behörden und Bevölkerung vereinfachen und ihre Entwicklung strategisch voranbringen.

Das eingesetzte Tool in der Übersicht

Das publicXdata-Werkzeug deckt die Bereiche Jahres- und Budgetberichterstattung, Reporting und Planung sowie Benchmarking ab.

Im Budgetmodul sieht jede Budgetverantwortliche Person die relevanten Konten mit Vorgaben, kann Werte direkt erfassen, kommentieren und die Wirkung auf das Gesamtbudget unmittelbar betrachten. Daten werden nicht kopiert, sondern aus einem ERP-Export eingelesen. Die politische Diskussion kann transparent geführt werden.

Im Finanzmodul stehen Performance Reporting, Forecasts und Drilldown von der Übersicht bis ins Detail zur Verfügung. Budgetüberschreitungen werden angezeigt. Ein quartalsweiser Datenlauf berechnet auf Basis von Algorithmen eine Hochrechnung, die bei Bedarf in einer App angepasst werden kann.

Für die Berichterstattung bietet das Tool automatische Grafiken sowie Texte auf Basis von KI und Textbausteinen. Berichte können nach kantonalen Vorgaben erstellt und als Webansicht öffentlich publiziert werden, inklusive interaktiver Navigation durch Erfolgs und Investitionsrechnung.

Im Benchmarking liefert ein Steuerungscockpit Kennzahlen und Kostentreiber in 31 Leistungsbereichen. Das System ist mit geringem Verwaltungsaufwand nutzbar, da es auf der Erfolgsrechnung basiert und jährlich aktualisiert wird. Zusatzanalysen mit vergleichbaren Gemeinden vertiefen die Erkenntnisse.

Produktebeschreibung finanzielle Steuerung: PDF Dokument

Fragen und Antworten vom Chat:

Kann gesagt werden, wie hoch die Fehlerquote ist?
Jedes Jahr wird eine Analyse zum effektiven Ergebnis und zur Prognose erstellt. So kann die Prognoselogik laufend optimiert werden. Eine Fehlerquote in Prozent lässt sich nicht angeben.

Bietet Abacus eine Schnittstelle?
Ja, es besteht ein standardisierter und automatisierter Datenaustausch mit Abacus.

Werden die Budgetzahlen wieder in das ERP System zurückgeschrieben?
Ja, das ist möglich.

Wo werden die gebundenen Aufwände geführt?
Es kann eine separate Reportseite erstellt werden. Die Erfassung erfolgt einmalig.

Wie hoch ist der Initialaufwand zur Einführung? Wie ist die Aufgabenteilung zwischen Anbieter und Benutzer?
Der Aufwand für die Gemeinde ist gering. Es gibt ein Onboardingsgespräch von etwa einer Stunde. Danach baut publicXdata den Report und stellt ihn zur Verfügung. Rückmeldungen der Gemeinde werden durch publicXdata eingepflegt.

Werden auch die Investitionen miteinbezogen?
Teilweise. Investitionen fliessen über Abschreibungen in anlageintensiven Bereichen wie Gemeindestrassen oder Schulliegenschaften ein.

Sind die Benchmarking Bereiche vollzählig oder gibt es kantonal unterschiedliche Bereiche? In unserer Gemeinde fehlen die Pflegefinanzierungskosten?
Die 31 Bereiche sind fix. Die Pflegefinanzierungskosten sind in zwei Bereichen abgebildet. Einerseits ambulante Pflege mit der Restkostenfinanzierung Spitex und andererseits stationäre Pflege mit der Restkostenfinanzierung Altersheime.

Wie wurde die Einführung des Reportings initiiert? Gab es einen politischen Prozess?
Idealerweise wird das Benchmarking durch die Verwaltung initiiert. Es unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und erhöht die Transparenz gegenüber Gemeinderat und Bevölkerung. Teilweise nutzen Gemeinden das Tool auch zur Standortbestimmung.

Warum ist Benchmarking für den Gemeinderat ein wichtiges Führungsinstrument und welche konkreten Entscheide wurden dadurch bereits beeinflusst?
Wiederkehrend unter dem Jahr werden die Ergebnisse verwendet, um beispielsweise Nachtragskreditanfragen kritisch zu prüfen. In der Budgetphase wird dies ebenfalls genutzt, um Priorisierungsentscheidungen vorzunehmen. Auf der Massnahmenebene ergibt sich mit der Zeit eine eigene Bibliothek an Lösungsansätzen. Zusätzlich steht publicXdata mit einer noch umfangreicheren Massnahmenbibliothek beratend zur Verfügung.

Wie wird verhindert, dass Benchmarking nur Zahlen liefert, sondern tatsächlich zu Massnahmen und Verbesserungen führt?
Zielführende Massnahmen können rascher eruiert und im Rahmen der jährlichen Vertiefungsworkshops konkret erarbeitet werden. Die Gemeinden geben die Vertiefungsthemen ein.

Wie hat das Benchmarking geholfen, faktenbasierte und weniger emotionale Diskussionen im Gemeinderat zu fördern?
Die roten und orangefarbenen Ergebnisse müssen beleuchtet und adressiert werden. Das verhindert, dass sich Diskussionen um immer wiederkehrende Kleinthemen, wie Veloständerprobleme drehen.

Welche Erfahrungen wurden bisher mit der erhöhten Transparenz nach innen und aussen gemacht und wie hat die Bevölkerung darauf reagiert?
Die erste Reaktion war skeptisch, insbesondere wegen der Befürchtung eines Vergleichs von Äpfeln und Birnen. Danach entstand jedoch Neugier und Offenheit, zu sehen, welche konkreten Massnahmen entwickelt werden. Diese Kommunikation muss regelmässig wiederholt werden.

Welche wichtigsten Erkenntnisse haben die bisherigen Zusatzanalysen geliefert?
Im Sozialdienst gab es wenige Erkenntnisse, da dieser mit anderen Gemeinden gemeinsam geführt wird und Meikirch nicht die Leitfunktion hat. In der Bauverwaltung wurden Reorganisationen angestossen und die Verhältnismässigkeit für zusätzliche Personalressourcen dargelegt. In der Schulinformatik wurde neu organisiert und der Kauf von Geräten wie Visualizern gedrosselt, da die Ausstattung im Vergleich zu üppig war.


Ein inspirierender und informativer Austausch, der eindrucksvoll zeigte, wie wertvoll solche Plattformen für den Wissenstransfer zwischen Gemeinden sind.

Ein herzliches Dankeschön an die kompetenten Referenten für die spannenden Inputs. Die Moderation übernahm Claudia Kratochvil-Hametner, Vizepräsidentin des Verein Myni Gmeind und Direktorin des Schweizerischen Gemeindeverbandes.

Die Präsentation steht Ihnen zum Download zur Verfügung:

• Präsentation Erfa-Stammtisch September 2025


• ERFA MyniGmeind Präsi Pieterlen


• ERFA MyniGmeind Benchmarking Meikirch